Marknads- och kommunikationsteam hanterar ofta omfattade bildmaterial. I denna process är det ofta både medarbetare och externa samarbetspartner som bidrar eller deltar när materialet tas fram, levereras och används. Byråleveranser, produktbilder, pressbilder och medarbetarporträtt – allt detta blir enklare när en bildbank blir ryggraden i bildhanteringen.
Processen utan bildbank
Du har hört den förr: Vet du var den bilden är? Kanske från din kollega som ska lägga ut något på sociala medier, från byrån som gärna vill ha en högupplöst produktbild eller från HR som vill ha varumärkesbyggande material.
I värsta fall hittar du i slutändan inte bara en, utan flera versioner… på flera ställen. På servern, i chatten, i mejlen och kanske på skrivbordet. Leta en gång är ingen gång, men att leta om och om igen börjar osa tidstjuv.
Och så finns motsatsen, där bilder som absolut inte får användas har kommit i användning. Eller borde raderas. Eller borde få klart med samtyckesavtal. Och så vidare.
Rutinerna finns inte sällan antingen i någons huvud eller som dokument i en annan mapp eller programvara.
Kampanjer: Från fotografering till publicering
Vi tar ett krångligt exempel – kampanjen. Här är många inblandade samtidigt som det är viktigt att det blir rätt och att fotograferingen kommer till nytta.
Med en bildbank får bildflödet en riktning som dessutom minskar arbetsbördan form:
- Fotografen laddar upp filerna i bildbanken. Med rollen uppladdare levererar externa fotografer rakt in i bildbanken – utan att se resten av arkivet, och utan hårddiskar eller externa delningslänkar som måste skickas runt.
- En redaktör taggar och sorterar. Bilderna får taggar och metadata vid uppladdning, så att de går att hitta även nästa år.
- Teamet hämtar själva. Den som bygger annonsen eller uppdaterar webben söker fram bilden på sekunder, i rätt version. Om SSO är påkopplat så loggar alla in med sina vanliga e-postadresser.
- Administratören ser till att alla användare har rätt behörigheter och tillgång till rätt bildarkiv.
- Samtyckesavtalen som kopplats till bilderna tydliggör att dessa är okej för användning och hur länge
- Eventuell start/slutdatum inställt för bilderna styr när de kan användas och inte
Detta arbetsflöde har tre fördelar som bildar en trestegsraket:
1. Den molnbaserade lösningen gör bilderna lättillgängliga på desktop och mobil
2. Den utökade sökbarheten gör det enklare att hitta det man söker och minimerar frågekedjorna.
3. Övriga inställningar ökar kontrollen över bildanvändningen därefter
Byråer och frilansare: Dela utan att tappa kontrollen
Externa samarbeten är ytterligare en typ av process inom bildhanteringan: Stora mappar skickas till en eller flera personer, som i sin tur ansvarar för att sparar dem å organisationens vägnar. Och sparas hela mappen eller bara de bästa bilderna? Vilka ska användas i framtiden och vem avgör det?
Här finns två alternativ i bildbanken:
- Skapa en extern portal, lösenordsskyddad eller ej, där material kan hämtas – ex logotyper, produktbilder och liknande.
- Ge access till ett bildarkiv (kanske “Kommunikation”?), med behörighet efter behov. Ibland räcker det gott att vara uppladdare respektive läsanvändare. Det viktiga är att alla samlas kring samma plats, under rätt förutsättningar, enligt överenskommelse. Och då är det klart som korvspad vad som gäller.
Rätt format för varje kanal
Samma bild ska bli LinkedIn-annons, nyhetsbrevsbild och herobild – i tre olika storlekar och beskärningar. Med exportformat laddar teamet ner bilden färdig för kanalen i stället för att öppna bildbehandlingsprogram för varje variant.
Det som märks mest av allt
Effekten för ett marknadsteam är konkret: Färre "var ligger bilden?"-mejl, färre tveksamheter vad gäller användning, och inga fler bilder i ingenmanslandet mejlkorgen.
Vissa föredrar mer tech-intensiva bildbanker med en stor verktygslåda och skräddarsydda vyer. Andra önskar hellre avskalade system med processen i fokus. Vad som passar er avgör du. Vy Bildbank fokuserar på smidig bildhantering, där du kan komma igång direkt och lätt hittar lösningarna. Enkelt interface men smarta lösningar för dig.
